Een vergadering beschrijven

Het meest simpele ORI-A XML bestand bestaat uit een vergadering met een lijst agendapunten.

Gemeenteraad

locatie-marker Raadzaal Stadhuis kalender do. 30 november 2023

1. Vaststelling Agenda

De raad stelt de agenda vast.

2. Medelingen

Mededelingen aan de raad.

Neem bijvoorbeeld de vergadering hierboven, met de ietwat onoriginele titel ‘Gemeenteraad’. In ORI-A XML zou je deze vergadering zo uitdrukken:

<ORI-A>
    <vergadering>
        <ID>20a280a8a8a88220008208822f6b6b02</ID>
        <naam>Gemeenteraad</naam>
        <vergaderdatum>2023-11-30</vergaderdatum>
        <locatie>Raadzaal Stadhuis</locatie>
    </vergadering>
    <agendapunt>
        <ID>2028a00aaa2a8aaa00a2uaab6bdaef</ID>
        <volgnummer>1</volgnummer>
        <titel>Vaststelling Agenda</titel>
        <omschrijving>De raad stelt de agenda vast.</omschrijving>
    </agendapunt>
    <agendapunt>
        <ID>202282aa200aa08200a2821eb50cf</ID>
        <volgnummer>2</volgnummer>
        <titel>Mededelingen</titel>
        <omschrijving>Mededelingen aan de raad.</omschrijving>
    </agendapunt>
</ORI-A>

Dit zegt:

Er was 30 november 2023 een vergadering genaamd ‘Gemeenteraad’ met twee agendapunten. Tijdens het agendapunt met volgnummer 1 kwam de vaststelling van de agenda aan bod, en bij het volgende agendapunt was er ruimte voor mededelingen.

Een goed begin, maar nog niet super informatief.

Begrippenlijsten gebruiken

Meestal wil je ook nog weten wie de vergadering heeft georganiseerd. In ORI-A doe je dit door een <bestuurslaag> aan je vergadering toe te voegen:

<vergadering>
    <ID>20a280a8a8a88220008208822f6b6b02</ID>
    <naam>Gemeenteraad</naam>
    <vergaderdatum>2023-11-30</vergaderdatum>
    <bestuurslaag>
        <begripLabel>Gemeente Leiden</begripLabel>
        <begripCode>gm0546</begripCode>
        <verwijzingBegrippenlijst>
            <verwijzingID>https://identifier.overheid.nl/tooi/set/rwc_gemeenten_compleet/4</verwijzingID>
            <verwijzingNaam>Register gemeenten compleet</verwijzingNaam>
        </verwijzingBegrippenlijst>
    </bestuurslaag>
</vergadering>

Wat je binnen <bestuurslaag> ziet is een begrip uit een zogeheten begrippenlijst. Een begrippenlijst is een verzameling gerelateerde begrippen, waarin ieder begrip meestal een korte uitleg en eigen identificatiecode krijgt. In ORI-A wordt soms gevraagd een begrip uit zo’n elders gedefinieerde lijst te kiezen. Hierboven is het gekozen begrip Gemeente Leiden, ook wel bekend onder de code gm0546.

De oorsprong van dit begrip is een begrippenlijst beheerd door het TOOI project, maar ORI-A definieert zelf ook een aantal begrippenlijsten. Tenslotte kun je ook besluiten om zelf een begrippenlijst te onderhouden (zie hiervoor de richtlijnen van het Nationaal Archief).

We raden aan om in de verwijzing naar je begrippenlijst (<verwijzingBegrippenlijst>) een URL bij <verwijzingID> in te vullen. Hiermee maak je je begrippen vindbaar en valideerbaar.

Tip: <bestuurslaag> is bedoeld voor de overheidslaag die verantwoordelijk was voor de vergadering. Het specifieke gremium (bijvoorbeeld “Commissie Ruimte & Wonen”) kun je kwijt in <georganiseerdDoorGremium>.

Hoofd- en subagendapunten

Het is mogelijk agendapunten op te splitsen in subagendapunten. Dit is vooral handig als je agendapunten wilt onderverdelen in rubrieken.

Stel bijvoorbeeld dat je de volgende agenda hebt:

Gemeenteraad

locatie-marker Raadzaal Stadhuis kalender do. 30 november 2023

BEËDIGINGEN EN BENOEMINGEN  (09:12)

8. Beëdigingen nieuw raadslid en duo-leden

Dhr. Versluijs wordt beëdigd als duo-lid.

9. Benoeming leden Rekenkamer Leiden

Mw. Snel wordt aangesteld als lid van de Rekenkamer.

HAMERSTUKKEN  (12:30)

10. Vaststelling Regeling Regio Rijnland

De raad wordt gevraagd de 9de wijziging op de regeling Regio Rijnland vast te stellen.

Dan kun je dat zo in XML uitdrukken:

<agendapunt>
    <ID>202282aa200aa08200a2821eb50cf</ID>
    <titel>BEËDIGINGEN EN BENOEMINGEN</titel> 
    <heeftAlsSubagendapunt>
        …
        <titel>Beëdiging nieuw raadslid</titel>
        <volgnummer>8</volgnummer>
        <omschrijving>Dhr. Versluijs wordt beëdigd als duo-lid.</omschrijving>
    </heeftAlsSubagendapunt>
    <heeftAlsSubagendapunt>
        …
        <titel>Benoeming leden Rekenkamer Leiden</titel>
        <volgnummer>9</volgnummer>
        <omschrijving>Mw. Snel wordt aangesteld als lid van de Rekenkamer.</omschrijving>
    </heeftAlsSubagendapunt>
</agendapunt>

<agendapunt>
    <ID>202282aa200aa08200a2821eb5100</ID>
    <titel>HAMERSTUKKEN</titel>
    <heeftAlsSubagendapunt>
        …
        <titel>Vaststelling Regeling Regio Rijnland (9de wijziging)</titel>
        <volgnummer>10</volgnummer>
        <omschrijving>De raad wordt gevraagd de 9de wijziging op de regeling Regio Rijnland vast te stellen.</omschrijving>
    </heeftAlsSubagendapunt>
</agendapunt>

Veel RIS-systemen beschouwen rubrieken zoals “Beëdigingen en Benoemingen” als agendapunten, maar geven ze geen volgnummers. Hierom is in ORI-A de volgorde van de <(sub)agendapunt>-elementen leidend voor de volgorde van de agenda.

Relaties tussen ORI-A entiteiten aanleggen

ORI-A kent naast vergaderingen en agendapunten een hoop andere entiteiten, zoals stemmingen, deelnemers en fracties (het ORI-A diagram geeft een volledig overzicht).

Deze entiteiten hebben doorgaans veel relaties, zowel onderling als met externe informatieobjecten. Een fractielidmaatschap heeft vanzelfsprekend betrekking op een fractie, een stemming heeft altijd betrekking op een agendapunt, en een vergadering is doorgaans vastgelegd in een mediabestand (‘videotuul’).

Voorbeeld: de relaties van een stemming

Het aanmaken van een relatie tussen twee entiteiten — bijvoorbeeld een stemming en een agendapunt — gaat via een verwijzing.

Om een relatie tot stand te brengen, heeft de entiteit waarnaar verwezen wordt een uniek ID nodig. Dit ID kan vervolgens in <verwijzingID> worden ingevuld:

<stemming>
    <ID>RV 23.0081</ID>
    <heeftBetrekkingOpAgendapunt>
        <verwijzingID>2028a00aa</verwijzingID>
    </heeftBetrekkingOpAgendapunt>
    <heeftBetrekkingOpBesluitvormingsstuk>
        <verwijzingInformatieobject>
            <verwijzingID>0222a202</verwijzingID>
        </verwijzingInformatieobject>
    </heeftBetrekkingOpBesluitvormingsstuk>
</stemming>

Dit zegt:

De stemming met ID RV 23.0081 had betrekking op een elders gedefinieerd agendapunt met ID 2028a00aa. Tijdens dit agendapunt werd er gestemd over een besluitvormingsstuk met ID 0222a202.

Voor een uitgebreide uitleg over het verwijzen naar externe informatieobjecten zoals besluitvormingsstukken, zie ORI-A & MDTO combineren.

De ORI-A XSD checkt of alle waardes van <ID>’s binnen een XML boom uniek zijn. Dit vermindert de kans op ambigue verwijzingen.

Tip: Over de keuze voor dit verwijzingsmechanisme kun je meer lezen in Waarom heeft ORI-A geen aggregatieniveaus?

Individuele stemmen

Een stem van een persoon op een <stemming> komt onder het top-level element <aanwezigeDeelnemer>:

<aanwezigeDeelnemer>
    …
    <neemtDeelAanStemming>
        <keuzeStemming>Voor</keuzeStemming>
        <gegevenOpStemming>
            <verwijzingID>RV 23.0081</verwijzingID>
        </gegevenOpStemming>
    </neemtDeelAanStemming>
</aanwezigeDeelnemer>

Dit betekent dat deze deelnemer “Voor” heeft gestemd op een stemming met ID RV 23.0081.

Naast personen, kunnen ook fracties een stem uitbrengen. Zie hiervoor stemResultaatPerFractieGegevens.

Verwijzen met een naam

Binnen verwijzingGegevens — de gegevensgroep waarmee je in ORI-A van de ene naar de andere entiteit verwijst — is alleen het element <verwijzingID> verplicht. Naast deze verplichte ID, heb je in deze gegevensgroep ook de mogelijkheid om de naam van de entiteit waarnaar je verwijst meenemen. Dit is omdat dit…

<heeftBetrekkingOpAgendapunt>
    <verwijzingID>2028a00aa</verwijzingID>
</heeftBetrekkingOpAgendapunt>

voor mensen minder duidelijk leest dan dit:

<heeftBetrekkingOpAgendapunt>
    <verwijzingID>2028a00aa</verwijzingID>
    <verwijzingNaam>Delegatiebesluit omgevingsplan Leiden 2023</verwijzingNaam>
</heeftBetrekkingOpAgendapunt>

Persoonsgegevens

In ORI-A kun je persoonsgegevens onder twee verschillende top-level elementen opnemen: onder <aanwezigeDeelnemer>, of onder <persoonBuitenVergadering>. Deze opties hebben een iets andere semantiek.

Aanwezige deelnemer

De meest gebruikelijke optie is om persoonsgegevens onder het <isNatuurlijkPersoon> element van een aanwezige deelnemer te zetten:

<aanwezigeDeelnemer>
    <rolnaam>Voorzitter</rolnaam>
    <isNatuurlijkPersoon>
        <ID>Persoon-0</ID>
        <geslachtsaanduiding>Man</geslachtsaanduiding>
        <functie>Burgemeester</functie>
        <naam>
            <achternaam>Velden</achternaam>
            <tussenvoegsel>van der</tussenvoegsel>
            <volledigeNaam>Peter van der Velden</volledigeNaam>
        </naam>
    </isNatuurlijkPersoon>
</aanwezigeDeelnemer>

Dit zegt in essentie:

Peter van der Velden (de burgemeester) was in deze vergadering aanwezig als voorzitter.

Informatie over personen buiten een vergadering

Als je informatie wilt registeren over personen die niet in de vergadering aanwezig waren, kan dat in <persoonBuitenVergadering>. Met dit element kun je onder andere:

  • De afwezigheid van raadsleden bijhouden
  • Vastleggen dat een ambtenaar die zelf niet aanwezig was verantwoordelijkheid over een agendapunt droeg
  • De ondertekenaars van een stuk opslaan

In onderstaande voorbeeld was Jan de Vries niet zelf aanwezig in de vergadering, maar speelde hij toch een zekere rol als behandelend ambtenaar:

<agendapunt>
    …
    <heeftAlsBehandelendAmbtenaar>
        <verwijzingID>persoon-076</verwijzingID>
        <verwijzingNaam>Jan de Vries</verwijzingNaam>
    </heeftAlsBehandelendAmbtenaar>
</agendapunt>

<persoonBuitenVergadering>
    <ID>persoon-076</ID>
    <functie>Ambtenaar</functie>
    <naam>
        <volledigeNaam>Jan de Vries</volledigeNaam>
    </naam>
</persoonBuitenVergadering>

Naar personen verwijzen vanuit MDTO

ORI-A laat het beschrijven van relaties tussen personen en documenten over aan andere metadatastandaarden, zoals MDTO. In MDTO komen gegevens over zulke relaties onder het element <betrokkene>.

MDTO vraagt een aantal gegevens onder <betrokkene>:

  • Binnen <betrokkeneTypeRelatie> moet het type relatie tussen de persoon en het stuk beschreven worden, middels een begrip uit een begrippenlijst. ORI-A definieert hiervoor de begrippenlijst ‘Betrokkene-vergaderstuk relaties’.
  • Binnen <betrokkeneActor> worden de naam en ID van de betrokkene verwacht, bijvoorbeeld Jan de Vries en persoon-076 om naar de ambtenaar uit het voorbeeld hierboven te verwijzen.

Stel bijvoorbeeld dat je wilt vastleggen dat een betrokkene een indiener van een stuk was, dan kun je dat zo doen:

<MDTO>
    <naam>Voorstel bestemmingsplan Leiden-Noord</naam>
    …
    <betrokkene>
        <betrokkeneTypeRelatie>
            <begripLabel>Indiener</begripLabel>
            <verwijzingBegrippenlijst>
                <verwijzingNaam>Betrokkene-vergaderstuk relaties</verwijzingNaam>
                <verwijzingIdentificatie>
                    <identificatieKenmerk>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#betrokkene-vergaderstuk-relaties</identificatieKenmerk>
                    <identificatieBron>ORI-A</identificatieBron>
                </verwijzingIdentificatie>
            </verwijzingBegrippenlijst>
        </betrokkeneTypeRelatie>
        <betrokkeneActor>
            <verwijzingNaam>Jan de Vries</verwijzingNaam>
            <verwijzingIdentificatie>
                <identificatieKenmerk>Persoon-76</identificatieKenmerk>
                <identificatieBron>Parlaeus</identificatieBron>
            </verwijzingIdentificatie>
        </betrokkeneActor>
    </betrokkene>
    …

Spreekfragmenten

TODO

ORI-A & MDTO combineren

ORI-A laat het beschrijven van informatieobjecten (vergaderstukken, mediabestanden, etc.) over aan MDTO. Met andere woorden: ORI-A beschrijft domeinspecifieke gegevens — raadsgegevens — terwijl MDTO beperkt blijft tot meer generieke gegevens over documenten en bestanden, zoals hun aanmaakdatum en auteur.

De enige inhoudelijke informatie over informatieobjecten die in ORI-A wordt opgenomen is <informatieobjectType>. Deze informatie overlapt met <classificatie> binnen MDTO. Deze informatie mag alsnog in ORI-A worden opgenomen, omdat het soms wel degelijk domeinspecifieke informatie betreft. Voor het begrijpen van een vergadering kan het bijvoorbeeld uitmaken of een document een motie, amendement, of voorstel is.

ORI-A → MDTO verwijzingen in XML vorm

Om ORI-A gegevens aan een MDTO informatieobject te koppelen, verwijs je naar het ID van een in MDTO opgesteld informatieobject (zie ook verwijzingGegevens):

<agendapunt>
    …
    <heeftAlsBijlage>
        <informatieobjectType>
            <begripLabel>Motie</begripLabel>
            <verwijzingBegrippenlijst>
                <verwijzingID>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#vergaderstuk-types</verwijzingID>
            </verwijzingBegrippenlijst>
        </informatieobjectType>
        <verwijzingInformatieobject>
            <verwijzingID>document-009</verwijzingID>
            <verwijzingNaam>Motie van lid Smit</verwijzingNaam>
        </verwijzingInformatieobject>
    </heeftAlsBijlage>
</agendapunt>

Het element <verwijzingNaam> hierboven is slechts een hulpsteuntje voor menselijke lezers — om een verwijzing tot stand te brengen volstaat <verwijzingID>.

Metadateren van een videotuul, audiotuul of transcriptie

Niet alleen metagegevens over vergaderstukken, maar ook metagegevens over de mediabestanden waarin een vergadering is opgenomen — een videotuul, audiotuul of transcriptie — komen in MDTO.

De verwijzing naar deze mediabron komt in ORI-A onder <vergadering>:

<vergadering>
    …
    <isVastgelegdMiddels>
        <informatieobjectType>
            <begripLabel>Video</begripLabel>
            <verwijzingBegrippenlijst>
                <verwijzingID>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#mediabron-types</verwijzingID>
            </verwijzingBegrippenlijst>
        </informatieobjectType>
        <verwijzingInformatieobject>
            <verwijzingID>8088a20808a0…</verwijzingID>
            <verwijzingNaam>Videotuul Gemeenteraad 30 november 2023</verwijzingNaam>
        </verwijzingInformatieobject>
    </isVastgelegdMiddels>
</vergadering>

Tip: <isVastgelegdMiddels> is herhaalbaar. Door dit element te herhalen kun je een koppeling leggen met meerdere mediabronnen, bijvoorbeeld met een videotuul én een transcriptie.

In je MDTO kun je eventueel de begrippenlijst ‘Mediabron types’ onder mdto:classificatie invullen, om ook daar het soort mediabron nader te specificeren.

Ondertitelbestanden

Als je een video met een los ondertitelbestand hebt, is het meestal het makkelijkst om een complex informatieobject aan te maken — oftewel, een informatieobject dat is samengesteld uit meerdere bestanden:

Gemeenteraad.mp4
Gemeenteraad.mdto.xml
Gemeenteraad.mp4.bestand.mdto.xml
Gemeenteraad.vtt.bestand.mdto.xml  # dit is het ondertitel bestand

In MDTO druk je dit zo uit:

<MDTO>
    <informatieobject>
        …
        <heeftRepresenatie>
            <verwijzingNaam>Gemeenteraad.mp4.bestand.mdto.xml</verwijzingNaam>
        </heeftRepresenatie>
        <heeftRepresenatie>
            <verwijzingNaam>Gemeenteraad.vtt.bestand.mdto.xml</verwijzingNaam>
        </heeftRepresenatie>
        …