Hoe werkt ORI-A?

Op deze pagina laten we zien hoe je verschillende onderdelen van een vergadering in ORI-A XML kan uitdrukken.

Een vergadering beschrijven#

Het meest simpele ORI-A XML-bestand bestaat uit een vergadering met een lijst agendapunten.

Neem bijvoorbeeld de vergadering hierboven, met als titel simpelweg ‘Gemeenteraad’. In ORI-A XML zou je deze vergadering zo uitdrukken:

<ORI-A>
    <vergadering>
        <ID>20a280a8a8a88220008208822f6b6b02</ID>
        <naam>Gemeenteraad</naam>
        <datum>2023-11-30</datum>
        <locatie>Raadzaal Stadhuis</locatie>
    </vergadering>
    <agendapunt>
        <ID>2028a00aaa2a8aaa00a2uaab6bdaef</ID>
        <naam>Vaststelling Agenda</naam>
        <volgnummer>1</volgnummer>
        <omschrijving>De raad stelt de agenda vast.</omschrijving>
    </agendapunt>
    <agendapunt>
        <ID>202282aa200aa08200a2821eb50cf</ID>
        <naam>Mededelingen</naam>
        <volgnummer>2</volgnummer>
        <omschrijving>Mededelingen aan de raad.</omschrijving>
    </agendapunt>
</ORI-A>

Dit zegt:

Er was 30 november 2023 een vergadering genaamd ‘Gemeenteraad’ met twee agendapunten. Tijdens het agendapunt met volgnummer 1 kwam de vaststelling van de agenda aan bod, en bij het volgende agendapunt was er ruimte voor mededelingen.

Een goed begin, maar nog niet heel informatief.

Begrippenlijsten gebruiken#

Meestal wil je ook weten wie de vergadering heeft georganiseerd. In ORI-A doe je dit door een <overheidsorgaan> aan je vergadering toe te voegen:

<vergadering>
    <ID>20a280a8a8a88220008208822f6b6b02</ID>
    <naam>Gemeenteraad</naam>
    <datum>2023-11-30</datum>
    <overheidsorgaan>
        <begripLabel>Gemeente Leiden</begripLabel>
        <begripCode>gm0546</begripCode>
        <verwijzingBegrippenlijst>
            <verwijzingID>https://identifier.overheid.nl/tooi/set/rwc_gemeenten_compleet/4</verwijzingID>
            <verwijzingNaam>Register gemeenten compleet</verwijzingNaam>
        </verwijzingBegrippenlijst>
    </overheidsorgaan>
</vergadering>

Wat je binnen <overheidsorgaan> ziet is een begrip uit een zogeheten begrippenlijst. Een begrippenlijst is een verzameling gerelateerde begrippen, waarin ieder begrip meestal een korte uitleg en eigen identificatiecode krijgt. In ORI-A wordt soms gevraagd een begrip uit zo’n elders gedefinieerde lijst te kiezen. Hierboven is het gekozen begrip Gemeente Leiden, ook wel bekend onder de code gm0546.

De oorsprong van dit begrip is een begrippenlijst beheerd door het TOOI project, maar ORI-A definieert zelf ook een aantal begrippenlijsten. Tenslotte kun je ook besluiten om zelf een begrippenlijst te onderhouden (zie hiervoor de richtlijnen van het Nationaal Archief).

Hoofd- en subagendapunten#

Het is mogelijk agendapunten op te splitsen in subagendapunten. Dit is vooral handig als je agendapunten wilt onderverdelen in rubrieken.

Stel bijvoorbeeld dat je de volgende agenda hebt:

Dan kun je dat zo in XML uitdrukken:

<agendapunt>
    <ID>202282aa200aa08200a2821eb50cf</ID>
    <naam>BEËDIGINGEN EN BENOEMINGEN</naam>
    <heeftAlsSubagendapunt>
        …
        <naam>Beëdiging nieuw raadslid</naam>
        <volgnummer>8</volgnummer>
        <omschrijving>Dhr. Versluijs wordt beëdigd als duo-lid.</omschrijving>
    </heeftAlsSubagendapunt>
    <heeftAlsSubagendapunt>
        …
        <naam>Benoeming leden Rekenkamer Leiden</naam>
        <volgnummer>9</volgnummer>
        <omschrijving>Mw. Snel wordt aangesteld als lid van de Rekenkamer.</omschrijving>
    </heeftAlsSubagendapunt>
</agendapunt>

<agendapunt>
    <ID>202282aa200aa08200a2821eb5100</ID>
    <naam>HAMERSTUKKEN</naam>
    <heeftAlsSubagendapunt>
        …
        <naam>Vaststelling Regeling Regio Rijnland (9de wijziging)</naam>
        <volgnummer>10</volgnummer>
        <omschrijving>De raad wordt gevraagd de 9de wijziging op de regeling Regio Rijnland vast te stellen.</omschrijving>
    </heeftAlsSubagendapunt>
</agendapunt>

Relaties tussen ORI-A entiteiten aanleggen#

ORI-A kent naast vergaderingen en agendapunten een hoop andere entiteiten, zoals stemmingen, deelnemers en fracties (het ORI-A diagram geeft een volledig overzicht).

Deze entiteiten hebben doorgaans veel relaties, zowel onderling als met externe informatieobjecten. Een fractielidmaatschap heeft vanzelfsprekend betrekking op een fractie, een stemming heeft altijd betrekking op een agendapunt, en een vergadering is doorgaans vastgelegd in een mediabestand (‘videotuul’).

Voorbeeld: de relaties van een stemming#

Het leggen van een relatie tussen twee entiteiten — bijvoorbeeld een stemming en een agendapunt — gaat via een verwijzing.

Om een relatie tot stand te brengen, heeft de entiteit waarnaar verwezen wordt een uniek ID nodig. Dit ID kan vervolgens in <verwijzingID> worden ingevuld:

<stemming>
    <ID>RV 23.0081</ID>
    <heeftBetrekkingOpAgendapunt>
        <verwijzingID>20a280a8a8a88220008208822f6b6b02</verwijzingID>
    </heeftBetrekkingOpAgendapunt>
    <heeftBetrekkingOpBesluitvormingsstuk>
        <verwijzingInformatieobject>
            <verwijzingID>0222a202</verwijzingID>
        </verwijzingInformatieobject>
    </heeftBetrekkingOpBesluitvormingsstuk>
</stemming>

Dit zegt:

De stemming met ID RV 23.0081 had betrekking op een elders gedefinieerd agendapunt met ID 2028a00aa. Tijdens dit agendapunt werd er gestemd over een besluitvormingsstuk met ID 0222a202.

Voor een uitgebreide uitleg over het verwijzen naar externe informatieobjecten zoals besluitvormingsstukken, zie ORI-A & MDTO combineren.

Individuele stemmen#

Een stem van een persoon op een <stemming> komt onder het top-level element <aanwezigeDeelnemer>:

<aanwezigeDeelnemer>
    …
    <neemtDeelAanStemming>
        <keuzeStemming>Voor</keuzeStemming>
        <gegevenOpStemming>
            <verwijzingID>RV 23.0081</verwijzingID>
        </gegevenOpStemming>
    </neemtDeelAanStemming>
</aanwezigeDeelnemer>

Dit betekent dat deze deelnemer “Voor” heeft gestemd op een stemming met ID RV 23.0081.

Verwijzen met een naam#

Binnen verwijzingGegevens — de gegevensgroep waarmee je in ORI-A van de ene naar de andere entiteit verwijst — is alleen het element <verwijzingID> verplicht. Naast deze verplichte ID, heb je in deze gegevensgroep ook de mogelijkheid om de naam van de entiteit waarnaar je verwijst meenemen. Dit is omdat dit…

<heeftBetrekkingOpAgendapunt>
    <verwijzingID>2028a00aa</verwijzingID>
</heeftBetrekkingOpAgendapunt>

voor mensen minder duidelijk leest dan dit:

<heeftBetrekkingOpAgendapunt>
    <verwijzingID>2028a00aa</verwijzingID>
    <verwijzingNaam>Delegatiebesluit omgevingsplan Leiden 2023</verwijzingNaam>
</heeftBetrekkingOpAgendapunt>

Persoonsgegevens#

In ORI-A kun je persoonsgegevens onder twee verschillende top-level elementen opnemen: onder <aanwezigeDeelnemer>, of onder <persoonBuitenVergadering>. Deze opties hebben een iets andere semantiek.

Aanwezige deelnemer#

De meest gebruikelijke optie is om persoonsgegevens onder het <isNatuurlijkPersoon> element van een aanwezige deelnemer te zetten:

<aanwezigeDeelnemer>
    <rolnaam>
        <begripLabel>Voorzitter</begripLabel>
        <verwijzingBegrippenlijst>
            <verwijzingID>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#deelnemerrollen</verwijzingID>
        </verwijzingBegrippenlijst>
    </rolnaam>
    <isNatuurlijkPersoon>
        <ID>Persoon-0</ID>
        <naam>
            <achternaam>Velden</achternaam>
            <tussenvoegsel>van der</tussenvoegsel>
            <volledigeNaam>Peter van der Velden</volledigeNaam>
        </naam>
        <geslachtsaanduiding>Man</geslachtsaanduiding>
        <functie>
            <begripLabel>Burgemeester</begripLabel>
            <verwijzingBegrippenlijst>
                <verwijzingID>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#functies</verwijzingID>
            </verwijzingBegrippenlijst>
        </functie>
    </isNatuurlijkPersoon>
</aanwezigeDeelnemer>

Dit zegt in essentie:

Peter van der Velden (de burgemeester) was in deze vergadering aanwezig als voorzitter.

Informatie over personen buiten een vergadering#

Als je informatie wilt registeren over personen die niet in de vergadering aanwezig waren, kan dat in <persoonBuitenVergadering>. Met dit element kun je onder andere:

• De afwezigheid van raadsleden bijhouden
• Vastleggen dat een ambtenaar die zelf niet aanwezig was verantwoordelijkheid over een agendapunt droeg
• De ondertekenaars van een stuk opslaan

In onderstaande voorbeeld was Jan de Vries niet zelf aanwezig in de vergadering, maar speelde hij toch een zekere rol als behandelend ambtenaar:

<agendapunt>
    …
    <heeftAlsBehandelendAmbtenaar>
        <verwijzingID>persoon-016</verwijzingID>
        <verwijzingNaam>Jan de Vries</verwijzingNaam>
    </heeftAlsBehandelendAmbtenaar>
</agendapunt>

<persoonBuitenVergadering>
    <ID>persoon-016</ID>
    <naam>
        <volledigeNaam>Jan de Vries</volledigeNaam>
    </naam>
    <functie>Ambtenaar</functie>
</persoonBuitenVergadering>

Naar personen verwijzen vanuit MDTO#

ORI-A laat het beschrijven van relaties tussen personen en documenten over aan andere metadatastandaarden, zoals MDTO. In MDTO komen gegevens over zulke relaties onder het element <betrokkene>.

MDTO vraagt een aantal gegevens onder <betrokkene>:

• Binnen <betrokkeneTypeRelatie> moet het type relatie tussen de persoon en het stuk beschreven worden, middels een begrip uit een begrippenlijst. ORI-A definieert hiervoor de begrippenlijst ‘Betrokkene-vergaderstuk relaties’.
• Binnen <betrokkeneActor> worden de naam en ID van de betrokkene verwacht, bijvoorbeeld Jan de Vries en persoon-016 om naar de ambtenaar uit het voorbeeld hierboven te verwijzen.

Stel bijvoorbeeld dat je wilt vastleggen dat een betrokkene een indiener van een stuk was, dan kun je dat zo doen:

<MDTO>
    <naam>Voorstel bestemmingsplan Leiden-Noord</naam>
    …
    <betrokkene>
        <betrokkeneTypeRelatie>
            <begripLabel>Indiener</begripLabel>
            <begripBegrippenlijst>
                <verwijzingNaam>Betrokkene-vergaderstuk relaties</verwijzingNaam>
                <verwijzingIdentificatie>
                    <identificatieKenmerk>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#betrokkene-vergaderstuk-relaties</identificatieKenmerk>
                    <identificatieBron>ORI-A</identificatieBron>
                </verwijzingIdentificatie>
            </begripBegrippenlijstt>
        </betrokkeneTypeRelatie>
        <betrokkeneActor>
            <verwijzingNaam>Jan de Vries</verwijzingNaam>
            <verwijzingIdentificatie>
                <identificatieKenmerk>persoon-016</identificatieKenmerk>
                <identificatieBron>Parlaeus</identificatieBron>
            </verwijzingIdentificatie>
        </betrokkeneActor>
    </betrokkene>

Spreekfragmenten#

Een aanwezige deelnemer heeft vaak een actieve rol tijdens een vergadering, bijvoorbeeld door mee te discussiëren over een agendapunt, of in te spreken tijdens een debat. Via het element <spreektTijdensSpreekfragment> kan je gegevens vastleggen over deze zogeheten ‘spreekfragmenten’, zoals tijdens welk agendapunt er werd gesproken, en in welke taal.

<aanwezigeDeelnemer>
    <isNatuurlijkPersoon>
        …
        <volledigeNaam>Peter van der Velden</volledigeNaam>
        …
    </isNatuurlijkPersoon>
    <spreektTijdensSpreekfragment>
        <taal>nl</taal>
        <gedurendeAgendapunt>
            <verwijzingID>2028a00aa</verwijzingID>
            <verwijzingNaam>Delegatiebesluit omgevingsplan Leiden 2023</verwijzingNaam>
        </gedurendeAgendapunt>
    </spreektTijdensSpreekfragment>
</aanwezigeDeelnemer>

Tijdsaanduiding varianten#

Alhoewel bovenstaande al iets verteld over wanneer er is gesproken — namelijk tijdens een agendapunt getiteld “Delegatiebesluit omgevingsplan Leiden 2023” — kun je nog veel gedetailleerdere chronologische informatie over spreekfragmenten opnemen.

Specifieker gezegd ondersteunt ORI-A twee verschillende manieren om aan te geven wanneer een spreekfragment begint en eindigt: een relatieve en een absolute variant. Met de relatieve variant kun je aangeven wanneer het fragment begint en eindigt relatief tot een specifieke mediabron (zoals een video-opname), en met de absolute variant kun je aangeven op welk datum en tijdstip er gesproken is.

Absolute tijdsaanduiding#

Het datum en tijdstip van een spreekfragment, ook wel een absolute tijdsaanduiding, kun je vastleggen met <aanvang> en <einde> direct onder het element <spreektTijdensSpreekfragment>:

<aanwezigeDeelnemer>
    …
    <spreektTijdensSpreekfragment>
        <aanvang>2023-11-30T19:32:47</aanvang>
        <einde>2023-11-30T19:35:24</einde>
        …
    </spreektTijdensSpreekfragment>

Dit zegt dat het spreekfragment begon om 19:32:47 op 30 november 2023, en eindigde om 19:35:24 op dezelfde dag.

Tijdsaanduiding in relatie tot de opname#

Met het element <tijdsaanduidingMediabron> is het mogelijk om tijdsaanduidingen van spreekfragmenten vast te leggen in relatie tot een audio- en/of video-opname, ook wel ‘mediabron’. ORI-A accepteert als relatieve tijdsaanduiding zowel tijdcodes (hh:mm:ss) als positieve getallen.

Een voorbeeld van tijdscodes als tijdsaanduiding:

<aanwezigeDeelnemer>
    …
    <spreektTijdensSpreekfragment>
        <tijdsaanduidingMediabron>
            <aanvang>00:00:00</aanvang>
            <einde>00:02:36</einde>
        </tijdsaanduidingMediabron>
        …
    </spreektTijdensSpreekfragment>

De XML hierboven zegt dat het spreekfragment meteen aan het begin van de opname begint (00:00:00), en stopt op twee minuten en zesendertig seconden in de opname (00:02:36).

Hetzelfde, maar dan uitgedrukt met positieve getallen:

<tijdsaanduidingMediabron>
    <aanvang>0</aanvang>
    <einde>156</einde>
</tijdsaanduidingMediabron>

De XML hierboven zegt dat de opname meteen aan het begin van de opname begint (op seconde nul), en op 156 seconden in de opname eindigt.

Tijdsaanduidingen aan een specifieke mediabron koppelen#

Binnen <tijdsaanduidingMediabron> kun je gebruik maken van het element <isRelatiefTot>. Met dit element kun je naar de specifiecke mediabron verwijzen waar de tijdsaanduiding aan relateert.

<tijdsaanduidingMediabron>
    <aanvang>40</aanvang>
    <einde>60</einde>
    <isRelatiefTot>
        <verwijzingInformatieobject>
            <verwijzingID>8088a20808a<verwijzingID/>
            <verwijzingNaam>Videotuul Gemeenteraad 30 november 2023</verwijzingNaam>
        </verwijzingInformatieobject>
    </isRelatiefTot>
</tijdsaanduidingMediabron>

Dit kan een uitkomst zijn als er meerdere opnamen zijn gemaakt van een vergadering. Als er maar één opname is gemaakt, dan is het efficiënter om de verwijzing naar de mediabron op te nemen in het element isVastgelegdMiddels onder het <vergadering>-element, en <isRelatiefTot> achterwege te laten.

ORI-A & MDTO combineren#

ORI-A laat het beschrijven van informatieobjecten (vergaderstukken, mediabestanden, etc.) over aan MDTO. Met andere woorden: ORI-A beschrijft domeinspecifieke gegevens — raadsgegevens — terwijl MDTO beperkt blijft tot meer generieke gegevens over documenten en bestanden, zoals hun aanmaakdatum en auteur.

ORI-A → MDTO verwijzingen in XML vorm#

Om ORI-A gegevens aan een MDTO informatieobject te koppelen, verwijs je naar het ID van een in MDTO opgesteld informatieobject (zie ook verwijzingGegevens):

<agendapunt>
    …
    <heeftAlsBijlage>
        <informatieobjectType>
            <begripLabel>Motie</begripLabel>
            <verwijzingBegrippenlijst>
                <verwijzingID>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#vergaderstuk-types</verwijzingID>
            </verwijzingBegrippenlijst>
        </informatieobjectType>
        <verwijzingInformatieobject>
            <verwijzingID>document-009</verwijzingID>
            <verwijzingNaam>Motie van lid Smit</verwijzingNaam>
        </verwijzingInformatieobject>
    </heeftAlsBijlage>
</agendapunt>

Het element <verwijzingNaam> hierboven is slechts een hulpsteuntje voor menselijke lezers — om een verwijzing tot stand te brengen volstaat <verwijzingID>.

Metadateren van een videotuul, audiotuul of transcriptie#

Niet alleen metagegevens over vergaderstukken, maar ook metagegevens over de mediabestanden waarin een vergadering is opgenomen — een videotuul, audiotuul of transcriptie — komen in MDTO.

De verwijzing naar deze mediabron komt in ORI-A onder <vergadering>:

<vergadering>
    …
    <isVastgelegdMiddels>
        <informatieobjectType>
            <begripLabel>Video</begripLabel>
            <verwijzingBegrippenlijst>
                <verwijzingID>https://ori-a.nl/begrippenlijsten#mediabron-types</verwijzingID>
            </verwijzingBegrippenlijst>
        </informatieobjectType>
        <verwijzingInformatieobject>
            <verwijzingID>8088a20808a0</verwijzingID>
            <verwijzingNaam>Videotuul Gemeenteraad 30 november 2023</verwijzingNaam>
        </verwijzingInformatieobject>
    </isVastgelegdMiddels>
</vergadering>

In je MDTO kun je eventueel de begrippenlijst ‘Mediabron types’ onder mdto:classificatie invullen, om ook daar het soort mediabron nader te specificeren.

Ondertitelbestanden#

Als je een video met een los ondertitelbestand hebt, is het meestal het makkelijkst om een complex informatieobject aan te maken — oftewel, een informatieobject dat is samengesteld uit meerdere bestanden:

videotuul.mp4
videotuul.vtt # dit is het ondertitelbestand
videotuul.mdto.xml
videotuul.mp4.bestand.mdto.xml
videotuul.vtt.bestand.mdto.xml

In MDTO druk je dit zo uit:

<MDTO>
    <informatieobject>
        …
        <heeftRepresentatie>
            <verwijzingNaam>videotuul.mp4</verwijzingNaam>
        </heeftRepresentatie>
        <heeftRepresentatie>
            <verwijzingNaam>videotuul.vtt</verwijzingNaam>
        </heeftRepresentatie>
        …

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om ondertitels als losse informatieobjecten te modelleren. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je informatie wilt registreren over de ontstaansgeschiedenis van de ondertitels, zoals of ze automatisch gegenereerd zijn, of wie de auteursrechten in bezit heeft.